Privacyverklaring

Inleiding

Als gitaardocent registreer ik persoonsgegevens van klanten. Een klant kan een leerling zijn, een wettelijk vertegenwoordiger van een minderjarige leerling of - bijvoorbeeld - iemand die lessen cadeau geeft. In onderstaande wordt uitgelegd, hoe met deze gegevens wordt omgegaan en welke rechten de betrokkene hierop kan laten gelden.

Identiteit gegevensverwerker

Gilles van Eeden
Keldermansstraat 7
6543 KX Nijmegen

Welke gegevens worden verwerkt

Basisgegevens: naam, adres, woonplaats.
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer.
Bankgegevens: volgens betalingsoverzichten.
Mediabestanden (foto's en/of video's), bijvoorbeeld promotiefoto's of concertregistraties.
E-mails, SMS-berichten, voicemailberichten en facebookmessages.
Klantbeoordelingen.
Geboortedatum leerling: alleen ingeval van btw-vrijstelling en/of gebruik van gemeentelijke regeling.
Extern cliënt- of soortgelijk identificatienummer: voor zover vereist bij gebruik subsidieregeling.

Welke gegevens worden niet verwerkt

Bijzondere persoonskenmerken worden niet geregistreerd.

Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking

Basisgegevens, contactgegevens, bankgegevens en eventueel geboortedatum van klant en/of leerling zijn nodig voor de uitvoering van de lesovereenkomst, het maken of wijzigen van lesafspraken, facturering en het nakomen van administratieve verplichtingen. Daarnaast kunnen contactgegevens worden gebruikt voor promotionele doeleinden. Niet verlenen of intrekken van toestemming voor deze gegevens heeft tot gevolg, dat de lesovereenkomst helemaal niet of niet naar behoren kan worden uitgevoerd.

Een cliënt- of identificatienummer kan vereist zijn voor gebruikmaking van subsidieregelingen. Dit wordt bepaald door de subsidieverstrekker. Niet verlenen of intrekken van toestemming kan betekenen, dat geen gebruik kan worden gemaakt van de subsidieregeling.

E-mails, SMS-berichten, facebookmessages en voicemailberichten resulteren uit de noodzaak tot communicatie, bijvoorbeeld voor de totstandbrenging van een overeenkomst, het maken c.q. wijzigen van lesafspraken of het regelen van repetities.

Mediabestanden (foto's, video's) met herkenbare personen worden gebruikt voor promotionele doeleinden: publicatie op de website, facebookpagina of youtube of als illustratie op drukwerk, bijvoorbeeld een flyer. Mediabestanden waarop een of meer leerlingen herkenbaar zijn afgebeeld worden uitsluitend gemaakt en gebruikt op basis van uitdrukkelijke toestemming van betrokkenen.

Klantbeoordelingen worden gebruikt voor promotie via de website of Social Media.

Voor heel jonge mensen

Ben je minderjarig? Dan is altijd toestemming van jouw wettelijk vertegenwoordiger(s) nodig voor registratie en gebruik van jouw gegevens. Dit betekent, dat een ouder of voogd akkoord moet gaan. Ik zal dit dus ook altijd aan jouw wettelijk vertegenwoordiger vragen.

Delen met derden

Persoonsgegevens worden niet verkocht. Basisgegevens worden evenmin gedeeld met derden, maar publiciteit middels berichten op Social Media, klantbeoordelingen en aankondigingen van optredens vormt hierop in beperkte mate een uitzondering:

Berichten en foto's op de facebookpagina kunnen vrijelijk worden gedeeld door facebookgebruikers en het platform zelf. Naam en/of mediabestanden met herkenbare afbeeldingen kunnen op dit platform worden gedeeld.

Video's op youtube worden gedeeld met gebruikers van dat platform.

De naam van een deelnemende klant kan voorkomen in aankondigingen van een publieke voorstelling, bijvoorbeeld een optreden op een gitaarbeurs of een eindejaarsvoorstelling.

Ik vraag altijd of een klantbeoordeling onder naam mag worden gepubliceerd.

Duur van de registratie

Klantgegevens, welke noodzakelijk zijn voor de boekhouding en uitvoering van lesovereenkomsten worden opgeslagen voor de duur van de fiscale bewaarplicht, namelijk 7 jaar. De gegevens worden gewist, als er na die periode geen relatie meer bestaat met de klant.

Overige persoonsgegevens, bijvoorbeeld promotionele foto's, concertregistraties of klantbeoordelingen worden opgeslagen, zolang ze nog promotionele of historische waarde hebben.

E-mailberichten die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen worden voor onbepaalde tijd in digitaal archief bewaard.

Herkomst gegevens

Alle geregistreerde gegevens worden geleverd door de betrokkene zelf, met uitzondering van:

Bankgegevens: uit betalingsoverzichten.
Cliënt- of soortgelijk nummer voor overheidsregeling: dit is afkomstig van de desbetreffende overheidsorganisatie.

Ik registreer geen gegevens via de website of andere automatische processen. In het algemeen verzoek ik per e-mail om specifieke persoonsgegevens schriftelijk aan mij door te geven. Bij uitzondering worden aantekeningen van mondelinge mededelingen gebruikt. Soms controleer ik naam en/of adresgegevens in google. Ingeval van onduidelijkheid of afwijkingen vraag ik de klant om bevestiging van de juistheid van deze gegevens.

Waar gegevens worden bewaard

Administratieve gegevens en e-mails worden in passend beveiligde systemen en digitale archieven bewaard. E-mailberichten blijven 30 dagen op een Nederlandse mailserver staan. Na deze periode worden de berichten gewist. Mijn website en alle daarop gepubliceerde gegevens zijn gehuisvest op een Nederlandse hostingserver. Telefoonnummers, SMS- en whatsappberichten kunnen zich op mijn mobiele telefoon bevinden. Deze telefoon is beveiligd met pincode en wordt periodiek 'opgeschoond'. De opslag van gegevens op facebook (messages, nieuwsberichten, events, foto's) en youtube (video's) wordt beheerd door de desbetreffende organisaties (en ik heb eerlijk gezegd geen flauw benul, wat ze er allemaal mee doen...).

Recht op inzage, rectificatie of wissen van de persoonsgegevens

De klant mag op elk moment inzage, rectificatie of volledige en permanente verwijdering van de eigen gegevens vragen. Hiertoe dient een uitdrukkelijk verzoek per e-mail te worden ingediend op het adres gitaarles@gillesvaneeden.nl.

Opmerking: een verwijderingsverzoek kan strijdig zijn met een eventuele wettelijke bewaarplicht voor bepaalde gegevens. In dat geval zal het niet zonder meer worden ingewilligd.

Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

De klant heeft het recht om bezwaar te maken tegen registratie van sommige of alle persoonsgegevens. Ik doe mijn uiterste best om dit bezwaar binnen redelijke termijn genoegzaam af te handelen. Als de klant desondanks niet tevreden is over de afhandeling van het bezwaar, dan kan de klant een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.